– En gang i tiden var Excel ene og alene det beste verktøyet for budsjettering. Arbeidsmarkedet stiller i dag tøffere krav enn tidligere. Vi må samarbeide mer, og vi må håndtere større datamengder, sier Simen Tønsberg, rådgiver for rapportering og budsjettering i Visma Software.
I tillegg har ansatte en forventning om at de ikke skal sitte med manuelle og gjentakende oppgaver.
– Dermed klarer ikke verktøy, som Excel, å gi bedriftene det frasparket de trenger for å jobbe automatisert og smart.
Tønsberg mener det er fem faktorer som viser bedriften er moden for en ny løsning.
1. Budsjettprosessen tar altfor lang tid
En budsjettprosess i Excel betyr manuelt arbeid, gjentakende oppgaver, e-poster med sensitiv data samt mangel på oversikt og kontroll. Endringer i Excel-filer er vanskelige å administrere, og det er lett å glemme å oppdatere lenker eller formler. Styret og økonomisjefer er avhengige av å få de riktige tallene, og feil i budsjettarkene kan føre til lange godkjenningsprosesser. Det tar tid å trippelsjekke og feilsøke i tusener av rader, celler og versjoner. Dessuten kan deltakere i budsjettprosessen miste motivasjon og tillit når oppgavene må gjøres igjen og igjen.
2. For mange versjoner av budsjettene
Budsjettmaler i Excel er manuelt laget, delt og samlet. Det kan by på et sammensurium av ulike versjoner. Med mange versjoner av samme budsjettark, er det vanskelig å finne ut akkurat når den siste endringen ble gjort, og hva som ble endret. Uten versjonskontroll, risikerer du manuelle feil og bortkasting av tid for å feilsøke og revidere.
Gratis webinar 21. april: Hvorfor flytte budsjettering fra Excel til en skybasert løsning?
3. Det er vanskelig å konsolidere data
Er dataen i Excel adskilt fra økonomisystemene dine? Budsjettering krever ofte konsolidering av datakilder fra hele bedriften, det er viktig å kunne gjøre denne prosessen på en rask og fleksibel måte.
4. Begrenset samarbeid
Bedrifter som vokser merker at behovet for samarbeid på tvers øker. Å sende regneark frem og tilbake gjør det altfor enkelt for folk å slette rader og celler, eller gjøre feil med formler og lenker. I tillegg kan du ikke følge med på endringer som andre har gjort. Denne måten å jobbe sammen på fører til ineffektivitet og feil.
5. Sikkerheten er for dårlig
Har du uheldigvis sendt budsjettet til noen som egentlig ikke skulle se det? Med e-poster frem og tilbake, er det ikke vanskelig å plutselig sende et dokument av gårde til feil person. Budsjetter inneholder sensitiv informasjon, for eksempel detaljerte utgifter til forskjellige avdelinger og lønn.
Hvilke versjoner ligger hvor og hos hvem? Med statiske regneark som er sendt rundt omkring, er det vanskelig å holde styr på hvilke data som ligger hvor.
Les også: 5 Excel-feil du ikke ønsker å oppleve
Kjenner du deg igjen?
OneStop Reporting er laget for å eliminere manuelle oppgaver i Excel og samtidig forbedre samarbeid på tvers av bedriften. Det viktigste for oss er hva dataen kan fortelle deg, ikke at du skal bruke tid på å sette dataen sammen selv.
Simen Tønsberg har spilt inn et webinar der han deler smarte tips om hvordan du kan jobbe bedre med en skybasert løsning for budsjettering.
