ANNONSØRINNHOLDSett deg inn i hva som krevesEt budsjett er et dokument som hjelper deg å styre bedriften i riktig retning, ikke noe som skal imponere banken eller øverste ledelse. I en etablert bedrift har du mye historisk informasjon du kan bruke for å forutse inntekter og utgifter, men det viktigste er å se inn i framtida. Dersom du velger å få hjelp av en regnskapsfører, noe mange gjør, er det en fordel om du forbereder noe grunnlagsinformasjon. Eksempler på dette er hvilke salgsmål du har for det kommende året, hva som kreves av administrasjon, personale, investeringer, og skal dere lease biler/utstyr eller kjøpe?Definer og forstå risikoÅ drive en bedrift innebærer alltid en viss risiko. For å evaluere risikofaktorer kan du måle nåsituasjonen opp mot samme periode året før, for å se hvordan du har gjort det: har kostnader/inntekter minsket eller økt? Videre må du se på dagen i dag: Hvordan står det til i markedet ditt? Er det nedgangstider? Hvordan er personalsituasjonen – har du bruk for heltids arbeidskraft, eller har du sesongarbeidere? Dette er noen av faktorene å ta hensyn til når du skal sette opp et budsjett. Se spesielt på omsetning, vareforbruk, dekningsbidrag og personalkostnader. Dette vil gi deg en verdifull avklaring: hvilken omsetning kan du regne med neste år? Skal du operere i samme marked som du har gjort så langt, eller satse på nye kundegrupper? Hva med prispolitikk? Hvordan står det til med konkurrentene? Uten et budsjett risikerer du å bruke mer penger enn det kommer inn, eller motsatt; du bruker ikke nok penger til å opprettholde markedsandelen din.To hovedelementerDe to hovedelementene du må ha med i budsjettet er: hvor mye du regner du med å selge og hvilke kostnader du vil få i løpet av perioden. Differansen er resultatet ditt. For store forventninger om inntekter er ikke uvanlig. Se på hva du har tjent tidligere, og sett heller opp en prognose som tar høyde for at du selger litt mindre enn du håper på. Like vanlig er det å ikke ta høyde for uforutsette utgifter. Vanlige poster å glemme er sykefravær (som koster penger), arbeidsgiveravgift, feriepenger, renter og tap på fordringer. Når du har estimert et forsiktig resultat av inntekter minus utgifter, ser du hva du kan regne med å sitte igjen med. Da vil du ha oversikt over hvor mye du eventuelt har til rådighet til å for eksempel investere i nye driftsmidler, eller hva du kan ta i utbytte.Kutte kostnaderGå over alle faste og løpende utgifter og vurder hvor mye du kan spare. Ofte kan det lønne seg å undersøke priser hos flere leverandører. Kan du spare f.eks. ti prosent på utgifter som produksjonsvarer, strøm, renter på lån, husleie og annet, så utgjør det som regel en del i kroner og øre i løpet av et år. Noen ganger har man for mange mennesker på jobb, og det er dyrt. Det er ikke alltid man kan forutse dette helt nøyaktig, men det er viktig å se på de erfaringene man har.Jevnlig gjennomgangFor å få fullt utbytte av budsjettet du har satt opp er det viktig å evaluere underveis. En fin rutine er å gå gjennom budsjettet hver måned; er vi der vi sa vi skulle være? Om nei, hvorfor ikke? Da er det viktig å korrigere; hva må vi endre for at vi skal holde den kursen vi hadde satt oss? Og om det ikke går: hvilke grep må vi ta for å endre kursen på en måte som er til beste for bedriften?Få hjelp av en profesjonellNoen bedriftseiere og –ledere tenker at dette skal de få til selv – de «skal bare» ordne opp i noen leverandørbestillinger, få tak i vikarer, stå i kassen, skrive markedsrapport, ha medarbeidersamtale, lage oppfølgingsplan for den sykemeldte – og så videre – først. Det er lett å skyve oppgaven foran seg, og begrunne det med alt det andre viktige man har å gjøre. Men fortvil ikke – med hjelp av en profesjonell regnskapsfører vil du spare mye tid og frustrasjoner. Selv om du må betale noen kroner, så er det ofte spart inn igjen på kort tid i form av frigjort tid til disse andre viktige tingene, og det vil i aller høyeste grad lønne seg med tanke på det du går glipp av om du ikke har et ordentlig budsjett på plass. Det krever både tid og kunnskap å utarbeide å følge opp et budsjett gjennom året. En god regnskapsfører tar jevnlig kontakt og avtaler møter for å følge opp utviklingen i din bedrift. Ønsker du å snakke med en av våre regnskapsførere?
Photographer: Antti Ahtiluoto