Av: advokatfullmektig Fabrice Bulonge Buhendwa og advokat/partner Magnus Ødegaard, Bing Hodneland advokatselskap
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022 og pålegger virksomheter plikter til åpenhet om arbeidsforholdet i virksomheten og hvordan virksomheten ivaretar menneskerettigheter. Loven gjelder direkte for større virksomheter, men den rammer også mindre virksomheter som er leverandører eller forretningspartner til større virksomheter.
Brudd på pliktene etter Åpenhetsloven kan medføre at virksomheten ilegges et forbuds- eller påbudsvedtak fra Forbrukertilsynet. Loven åpner også for at tvangsmulkt om vedtak eller bekreftelser ikke overholdes, og i verste fall overtredelsesgebyr ved gjentatte overtredelser. Det er uansett viktig å unngå omdømmetap som mulig brudd på denne loven kan medføre.
Vi anbefaler at virksomheter umiddelbart undersøker hva loven betyr for egen virksomhet – kanskje må man publisere noe allerede nå på egen hjemmeside eller svare på informasjonskrav fra ansatte eller andre personer.
Tips 1 –undersøk først om virksomheten din omfattes av åpenhetsloven
Først bør virksomheten undersøke om man plikter å følge hele loven. Åpenhetsloven gjelder for større virksomheter med forretningsadresse i Norge, og den gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge.
Store foretak omfattes, dvs. allmennaksjeselskap, regnskapspliktige hvis aksjer, andeler, grunnfondsbevis eller obligasjoner noteres på børs, autorisert markedsplass eller tilsvarende regulert marked i utlandet, eller andre virksomheter som omfattes av regnskapsloven § 1-5.
I tillegg omfattes større virksomheter, dvs. privat eller offentlig virksomhet som oppfyller minst to av tre vilkår:
1) Har salgsinntekt over 70 MNOK, 2) har balansesum over 35MNOK, og 3) hadde i regnskapsåret ansatte over 50 årsverk.
Et spørsmål er om konsernselskap skal konsolideres. Et morselskap vil vurderes samlet med datterselskapene slik at morselskapet kan omfattes når alle selskap i konsernet vurderes samlet.
I tillegg vil det enkelte datterselskap som selv oppfyller kravene nevnt ovenfor, ha selvstendig plikt til å utføre plikter etter loven. Datterselskapet kan henvise til morselskapets aktsomhetsvurderinger i den grad aktsomhetsvurderingene i tilstrekkelig grad dekker datterselskapet og dets leverandørkjede.
Virksomheter kan også ved avtale forplikte seg til å følge Åpenhetsloven. I så fall gjelder ikke lovens plikter fullt ut, og det vil fremgå av avtalen med kunden eller hovedleverandøren hva som må overholdes av virksomheten.
Tips 2 –skaff oversikt over hvilke plikter loven stiller
Dersom virksomheten må følge loven, må den skaffe seg oversikt over hva dette betyr.
Kort fortalt er dette åpenhetslovens hovedforpliktelser:
Aktsomhetsvurderinger: Virksomheten må kartlegge og vurdere om virksomheten har forårsaket eller bidratt til faktiske eller potensielle negative konsekvenser på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
Informasjonsplikt: Virksomheten plikter å svare på henvendelser om hvordan virksomheten håndterer slike negative konsekvenser. Hver bedrift bør ha en åpenhetsansvarlig på samme måte som bedrifter har en ansvarlig person for personvern eller HMS.
Opplysningsplikt: Virksomheter skal publisere informasjon på egne hjemmesider om hvordan virksomheten ivaretar menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Virksomheten skal i tillegg innen 30. juni hvert år redegjøre for egne aktsomhetsvurderinger på egne hjemmesider.
Virksomheten plikter å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet. I tillegg må virksomheten undersøke dette hos leverandørkjeden og sine forretningspartnere.
Hva hvis man blir utsatt for request war?
Et spørsmål er om man kan bli utsatt for «request war», altså at aktivister bombarderer virksomheten med ulike informasjonskrav. Siden informasjonsplikten etter åpenhetsloven er streng, må man svare på alle informasjonskrav om hvordan virksomheten håndterer negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Virksomheten har mulighet til å avslå informasjonskrav i noen situasjoner:
Kravet gir ikke tilstrekkelig grunnlag for å identifisere hva kravet gjelder;
Kravet er åpenbart urimelig;
Den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold, eller;
Den etterspurte informasjonen gjelder forretningshemmeligheter, dvs. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller andre drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til de opplysningene angår.
Tips 3 –virksomheten bør aktivt arbeide med å overholde pliktene
Vårt tredje tips er at virksomheten bør arbeide aktivt med å overholde pliktene etter åpenhetsloven, og dette arbeidet bør startes straks dersom virksomheten først omfattes av loven. I retningslinjene fra OECD anbefales det at virksomheten utarbeider interne retningslinjer for å overholde disse pliktene.
Om virksomheten er i tvil om hvordan man bør gå frem, kan man kontakte aktører som har erfaring med å bistå privat eller offentlig virksomhet med å utarbeide interne retningslinjer som gjør det enklere å overholde ulike lovkrav. Dersom virksomheten bruker sjekklister og rutiner tilpasset åpenhetsloven, blir jobben enklere for virksomheter som må overholde lovens informasjons- og opplysningsplikter.
Artikkelen er skrevet avadvokatfullmektig Fabrice Bulonge Buhendwa og advokat/partnerMagnus Ødegaard, Bing Hodneland advokatselskap DA.
