Nye varslingsregler – dette må du vite

Av: Advokatfullmektig Jenny Marie Solgaard i Bing Hodneland advokatselskap DA.

1. januar 2020 ble varslingsreglene i arbeidsmiljøloven oppdatert. Endringene innebærer blant annet et sterkere vern om den som varsler og et strengere krav til arbeidsgivers håndtering av varsler.

Hva er varsling?

Varsling innebærer at en arbeidstaker sier ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Et varsel kan omfatte forhold av svært ulik karakter og alvorlighetsgrad: Fra saker om et uforsvarlig arbeidsmiljø og konflikter mellom ansatte, til varsler om omfattende økonomiske misligheter som korrupsjon og underslag, miljøkriminalitet og menneskehandel. Varslingsreglene tydeliggjør arbeidstakers ytringsfrihet, og omfatter alle kritikkverdige forhold som arbeidstaker blir kjent med gjennom arbeidsforholdet.

Advokatfullmektig Jenny Marie Solgaard, Bing Hodneland advokatselskap DA, skriver her om de nye varslingsreglene. Foto: Selskapet

Kritikkverdige forhold

De nye varslingsreglene innebærer en lovfesting av begrepene «kritikkverdige forhold» og «gjengjeldelse». Loven inneholder også en liste over eksempler på forhold som kan falle inn under begrepene.

Eksempler på «kritikkverdige forhold» er blant annet fare for liv, helse, klima eller miljø, korrupsjon eller økonomisk kriminalitet og uforsvarlig arbeidsmiljø. Listen over eksempler er ikke uttømmende, noe som innebærer at forhold som ikke blir nevnt også kan være et «kritikkverdig forhold».

Forbudt med gjengjeldelse

Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med reglene i arbeidsmiljøloven er forbudt.

Gjengjeldelse defineres som enhver ugunstig handling, praksis eller unnlatelse som er en følge av, eller en reaksjon på, at arbeidstaker har varslet. På samme måte som ved «kritikkverdige forhold» er det i den nye lovteksten gitt flere eksempler på hva gjengjeldelse kan være. Blant annet nevnes trusler, trakassering, sosial ekskludering og omplassering.

Presiseringen av begrepet «gjengjeldelse» er ment å styrke varslingsvernet. Flere har en oppfatning av at forbudet mot gjengjeldelse kun omfatter tydelige reaksjoner som oppsigelse, avskjed eller suspensjon. 

Eksemplene i loven understreker at gjengjeldelse skal forstås vidt, og omfatter også mer subtile reaksjoner som endring av varslerens arbeidsoppgaver og sosial ekskludering. Lovens eksempler kan være en veileder for arbeidsgivere som er usikre på hva de kan foreta seg i etterkant av en varsling om forhold i virksomheten.

Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling

Ved arbeidstakers varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten, har loven tidligere hatt krav om at arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Kravet til forsvarlighet har imidlertid blitt praktisert mildt, og det er sjelden arbeidstakers varsling ikke har vært ansett forsvarlig. 

Én av endringene ved innføring av nye varslingsregler er at kravet til forsvarlig fremgangsmåte ved varsling fjernes, og erstattes av mer konkrete krav.

Den nye bestemmelsen fastslår at arbeidstaker alltid kan varsle internt og eksternt, men gir noen alternative kjøreregler til hvordan arbeidstaker skal gå frem for å varsle. Særlig gjelder dette ved ekstern varsling til media eller offentligheten. Ved slik varsling må vilkår om arbeidstakers tiltro til innholdet i varselet, varselets allmenne interesse og om arbeidstaker først har varslet internt være oppfylt.

Strengere krav til saksbehandlingen

Arbeidsmiljøloven pålegger virksomheter som har mer enn fem ansatte å opprette rutiner for intern varsling. Også virksomheter med færre enn fem ansatte må ha varslingsrutiner dersom forholdene i virksomheten tilsier at slike rutiner bør etableres.

I forbindelse med de nye varslingsreglene skal arbeidsgivers varslingsrutiner nå også omfatte krav til arbeidsgivers saksbehandling ved mottak av et varsel. Varslingsrutinene skal ivareta sikkerheten til alle parter i en varslingssak. Rutinene bør derfor inneholde konkrete krav om saksbehandlingsfrister, frister for iverksettelse av tiltak og tilbakemelding til varsleren.

Videre må varslingsrutinene være skriftlige. Rutinene må inneholde en oppfordring til de ansatte om å varsle og informasjon om hvilken fremgangsmåte de ansatte skal følge når det varsles.

Arbeidsgivers aktivitetsplikt

Kravet om at arbeidsgivers varslingsrutiner skal omfatte retningslinjer for arbeidsgivers saksbehandling, må sees i sammenheng med arbeidsgivers nye lovfestede aktivitetsplikt.

Før 1. januar 2020 har ikke arbeidsmiljøloven hatt uttrykkelige regler om hvordan arbeidsgiver skal håndtere et varsel. Nå følger det av loven at arbeidsgiver ikke kan forholde seg passiv når det varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten. 

Den nye bestemmelsen lovfester at arbeidsgiver innen rimelig tid må sørge for at et mottatt varsel faktisk blir undersøkt. At arbeidsgiver må reagere raskt kan både resultere i at kritikkverdige forhold blir tatt hånd om hurtig, eventuelt at varsler uten substans kan avkreftes raskt.

Arbeidsgivers omsorgsplikt

Den andre delen av den nye bestemmelsen innebærer en plikt for arbeidsgiver til å ta hånd om den som varsler, og sikre varsleren et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Omsorgsplikten gir arbeidsgiver en særlig plikt til å påse at varsleren har det bra på jobb, på bakgrunn av den sårbare situasjonen han eller hun befinner seg i under en varslingsprosess.

Utvidet personkrets

En annen sentral endring i varslingsreglene er at varslingsadgangen nå omfatter flere enn bare arbeidstakere. Også elever, verne- og tjenestepliktige, pasienter, personer under opplæring mv. skal omfattes av varslingsreglene når de utfører arbeid i virksomhet som omfattes av loven. Disse personene er ikke arbeidstakere i lovens forstand, men arbeidsmiljølovens regler om varsling, helse, miljø og sikkerhet gjelder likevel for disse gruppene når de utfører arbeid for andre.

Bedre føre var

I det lange løp er arbeidsgiver tjent med et arbeidsmiljø som stimulerer til varsling. Første steg på veien er å etablere gode rutiner i tråd med arbeidsmiljølovens krav. Ved tilgjengelige og tydelige varslingsrutiner kan arbeidsgiver på en effektiv og forsvarlig måte sikre en hensiktsmessig håndtering av varsler som måtte oppstå på arbeidsplassen.

Artikkelen er skrevet av Advokatfullmektig Jenny Marie Solgaard, Bing Hodneland advokatselskap DA.